一、會議的利益相關者主要包括組織者、承包商和參與者。
二、主辦單位是指主要負責會議活動的組織、管理和協調的組織或個人。
三、會議由主辦單位召開，主辦單位通常包括具有領導和展覽管理權限的機構、會議活動的發起者、特定組織的成員以及通過一定的招標程序獲得主辦權的組織。
四、會議發起人一般可以分為公司、協會和非營利組織(如政府機構和公共組織)等，著會議主辦形式的發展，現代會議的主辦往往會涉及到相關的協辦單位或主辦單位；協辦單位，必要時，除主辦方外，可以確定協辦方對會議活動承擔民事連帶責任。
五、協辦大會的主要方式有：
資金支持，即協辦單位向主辦單位提供一定的資金支持。
名義使用，即協辦單位允許主辦單位以自己的名義召開會議。
智力支持，即協辦單位向主辦單位提供咨詢、策劃等智力支持.即協辦單位提供召開會議所需的必要材料。
六、人員保障是指協辦單位向主辦單位提供舉辦會議所需的會議人才支持，包括臨時借調工作人員、招募志愿者等。
七、工作分擔是指協辦單位分擔主辦單位的部分組織工作。這種情況下，主辦方和協辦方的分工必須明確。協辦單位可以是免費的，也可以是付費的。
八、贊助商
舉辦一些大型會議活動時，是解決會議經費問題的有效途徑。贊助商可以提供資金，或者免費或以優惠價格提供場地、設備等會議用品。發起人也可以是共同發起人，但法律責任不同。前者承擔連帶民事責任，后者不承擔民事責任。贊助商通常可以獲得會議活動的會徽、吉祥物和名稱的使用權。
承擔會議組織具體任務的組織或個人稱為會議組織者，會議組織者可以來自組織者內部，也可以來自組織者外部。承辦人對主辦單位負責，具體責任由主辦單位確定或協商確定。內部承辦人通常是會議主辦組織的成員，通常設立一個秘書處或規劃委員會來處理會議的規劃、籌備和管理。秘書處或規劃委員會負責確定會議目標、選擇會議地點、確定與會者、確定會議時間、分配資源、安排人員、批準預算等。外部承辦人通常是會議或相關行業的專業人士，比如提供會議托管服務的會展公司或旅行社。隨著會議中介服務的發展，越來越多的主辦方將會議委托給中介公司，讓會議中介公司成為具體的承包商。此外，會議承包商涉及為會議提供各種服務和材料的供應商，包括酒店、會議場所、旅行社、航空公司、公共關系組織、印刷公司、貨運公司，甚至電工。會議的組織者將把這些服務項目外包出去，這些機構將成為具體的承包商。
參與者是指參與會議活動的對象，通常稱為會議成員、參與者或登記者。與會者是會議活動的主體，是會議活動成功的重要因素。參與者的數量決定了會議的規模。參加人數越多，會議規模越大。
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